因学生赴境外参加国际会议使用经费来源不同，学部办理手续也略有不同。执行办法将按照经费来源顺序排列，分为学院公共经费资助会议、导师项目经费资助会议、个人自费会议三部分。

一、申请学部公共经费资助参加国际会议

（一）申请流程

备注:

• 会议资助申请时间：至少在会议召开前一个月。

• 会议总结提交时间：入境后半个月内。

• 审核获批，收到邮件通知后可自行打印审核结果表；被退回，收到邮件通知后在系统内查看被拒原因并进行修改，重新提交。

（二）审核（批）材料

1. 准备材料，获取资助项目的学部公共经费项目名称和项目号。

申请使用学部公共经费资助，本科生需提供材料1、材料2和材料3；研究生需提供材料2和材料3。

申请材料电子版均按此顺序整理提交至cuiyanli@bnu.edu.cn，材料命名为“姓名+国际会议申请”，邮件命名为“姓名+国际会议申请”。纸质版材料提交至1424B崔老师处。

材料1.SCI/SSCI 文章——电子版

（1）SCI/SSCI 文章状态（在审、在修、接受或发表）证明（提交SCI/SSCI杂志发出的电子邮件或网站截图，并标出关键信息）。

（2）投稿杂志类别证明（SCI或SSCI，需含JCR分区信息，并标出关键信息）。

（3）SCI/SSCI 杂志投稿全文。

申请资助时需提交SCI/SSCI文章状态证明。最终资助标准以国际会议召开日期前一日SCI/SSCI文章的实际状态为准。

材料2.国际会议相关材料（并标出关键信息）——电子版。

（1）国际会议主办方发送的论文摘要接收函。

（2）国际会议主办方发送的正式邀请函。

（3）国际会议日程。

（4）国际会议论文摘要。

材料3. 审批材料（部内审批需准备材料）：

（1）心理学部学生出国（境）安全责任承诺书——电子版、纸质版需签字。（附件6）

（2）心理学部学生参加国际会议经费来源明细表——电子版、纸质版需签字。（附件2）

（3）心理学部学生参加国际会议申请表——电子版、纸质版需签字。（附件4）

2．填报审批系统

（1）如需要使用学院公共经费或导师项目组经费，需登录“数字京师”—“学生因公出境系统”，或直接登录网址：http://xsygcf.bnu.edu.cn，进行申报获取批件。

（2）研究生需填报研究生管理系统：http://ss.graduate.bnu.edu.cn/core/home/index，根据系统提示从系统内下载申请表格《研究生出国（境）申请审批表》（附件5），学部签字盖章后重新提交系统等待审批。

（3）本科生需按照学校的要求履行请假手续，并附上安全责任书和参加会议的证明材料。

（三）总结材料

所有接受学部资助的学生均需在会议结束后两周内提交总结材料，请将总结材料电子版发往cuiyanli@bnu.edu.cn，邮件命名为参会学生名字+会议名称+会议总结，材料具体要求如下：

1. 心理学部学生参加国际会议总结（包含文字总结和视频两部分）。

（1）文字总结字数不得少于3000字，严禁抄袭。

文字内容涵盖：

 在外行程安排：时间、地点、内容

 参会内容和活动：本人的演讲或展示内容、所听报告的主要内容

 参会主要收获：本领域学术收获、国际视野开拓等内容

（2）视频可围绕：研究报告、参会收获、文化体验等，时长不少于3分钟。鼓励采用各种形式的视频，视频剪辑，ppt讲解均可。

2. 会议照片5张。推荐内容：个人演讲近、远景各1张、会场交流讨论3张（国际同行、同组伙伴等），尽量带会议Logo，请将照片命名为会议相关信息（姓名、时间、会议名称、场景描述等）。

3. 国际会议分享材料（如PPT）。

（四）报销单据

请严格按照《心理学部学生出国出境参加国际会议报销材料清单》（附件1）准备相关的报销材料，用铅笔按顺序标注顺序码，并提交相关材料。

1. 机票报销须知

（1）机票购买价位：申请人应购买最经济、最捷径的往返经济舱机票，所购买的国际机票应尽量低价，北美、欧洲、大洋洲往返费用不超过10000元；亚洲地区往返不超过5000元；超过此额度，需自行负担或导师负担。

（2）机票出发返回时间：机票时间应符合国际处审批时间。注意机票时间应在批复时间之内，出访时间为离开北京/回到北京时间，而非到达或离开目的国的时间。

（3）报销时，需出具购票日携程网或类似网站相关航班的报价信息的截图，对明显超出正常价位的国际旅费，需提供书面文字说明材料，不合理费用由申请人本人承担。

（4）报销时需要提供出入境记录，可以通过“移民局”微信小程序下载，详细操作可参考《出入境记录下载流程》（附件7）文档。

2. 住宿费报销须知

（1）报销时间范围：根据审批文件填写的时间段范围（以审批文件为准）。

（2）报销额度：实报实销。若宾馆开支超出《90天以内国际差旅标准》（附件3）金额范围，需提交会议主办方提供的宾馆信息页面。

（3）报销凭证：形式发票（Invoice）、住宿明细（日期、房号、金额）、银行对账单或刷卡记录（附带复印件）

3. 注册费报销须知

（1）报销凭证：含有注册费标准的会议通知（附简略中文翻译）、形式发票（Invoice）、银行对账单或刷卡记录（附带复印件）。

（2）可以报销普通注册费。（如入会会费和会员注册费用未超过普通注册费，可以报销入会费和会员注册费）。

4. 学院资助部分的报销资料按报销清单核对，导师资助部分的报销资料请联系各自导师的财务负责人。

5. 所有材料准备完毕后，请交与1424B外事办公室外事秘书，确认已经提交总结材料，填写报销单据。

二、申请导师经费资助参加国际会议

不符合学部资助条件，但经导师同意参加国际会议的学生，可由导师经费资助参加国际会议。除无需提交申请会议资助的材料外，其他办理手续及提交材料与“学部资助”项目一致（即仍须学生处/教务部、国际处审批，获取批件，回学部报销程序与学部资助项目基本相同）。总结材料提交需遵守本课题组规定。

三、申请自费参加国际会议

学生如申请自费参加国际会议，研究生需填报研究生管理系统：http://ss.graduate.bnu.edu.cn/core/home/index，根据系统提示从系统内下载申请表格《研究生出国（境）申请审批表》（附件5），学部签字盖章后重新提交系统等待审批；本科生需按照学校要求履行请假手续。

温馨提示：

使用学部公共经费和导师经费需要填报学生因公出境系统，填写过程请注意以下问题。

• 邀请函（邀请函务必要有被邀请人名字，否则审批会被退回）。

• 使用外方发来的日程，或个人签字的中文日程。（7日以上一定要提供详细日程）

• 离境日期为任务开始前一天，返程日期为任务结束次日，依据飞行时间及时差，需在返程当日或次日抵境。任务开始时间依据邀请函及官方提供的日程为准。离境及抵境日期均以北京时间为准，请在提交申请前，确认离境、抵境日期。

• 经费来源的项目名称和账号

(a) 注意使用导师课题经费，要填写提供经费的9位或12位的财务项目号，务必注意不是立项项目号或合同号或项目名称；

(b) 使用学部其他公共经费支持的项目需提供相应文件支持（例如外方的协议、合同、公示等）。

附件1：心理学部学生出国出境参加国际会议报销材料清单

附件2：心理学部学生参加国际会议经费来源明细表

附件3：90天以内国际差旅标准

附件4：心理学部学生参加国际会议申请表

附件5：研究生出国（境）申请审批表

附件6：心理学部学生出国（境）安全责任承诺书

附件7：出入境记录下载流程